各学院：

2019届毕业研究生学历证书电子注册图像采集工作即将开始，现将有关事宜通知如下：

一、集中采集

1、采集对象：预计2019年6月、12月毕业的全日制博士、硕士研究生，包括：

（1）预计2019年6月、12月毕业的全日制博士、硕士研究生；

（2）申请提前毕业的全日制博士、硕士研究生；

（3）往届未毕业推迟到2019年毕业的全日制博士、硕士研究生。

备注：学校每年安排一次图像集中采集，已采集过图像的学生不必再次采集。

2、采集时间及地点

11月22日上午：交通、土木、汽机、水利、电气、能动、计通、化学、数统、物电、艺术、材料学院到云塘校区云工三A-208采集图像；

11月22日下午：马克思、外语、文法、经管学院到金盆岭校区电苑楼1A-101采集图像。

3、照相说明：

（1）照相需缴纳费用20元/人，代新华社湖南分社图片采集中心收取，请各学院指定学生负责人于11月9日前收齐费用并提交交费名单电子版和加盖公章的纸质版（参加图像采集的学生名单及填写要求10月22日发至各学院，学生姓名已按学号排序，提交名单时请不要调动顺序，纸质版、电子版保持一致，不要删除不参加学校图像采集的学生名单，各学院在“是否缴费”一栏不填内容即可，添加新名单请加在学院名单的最后面）。11月9日前未交费学院将安排到最后照相。

（2）11月22日上午8点30分及下午2点开始，每个毕业生由学院集合到指定教室按学号顺序排队照相。请各学院学生负责人按下发至各学院名单组织好同学，合理安排时间，维持现场秩序，保证照相顺利进行。

云塘校区照相具体时间和安排顺序如下（注意：为杜绝拍摄过程中出现照片和学生个人信息不符的情况出现，如果学院人数未到齐，整个学院后延至原时间段的最后一个拍摄）：

8：30 -10：30   交通、土木、汽机、水利、电气学院

10：30-11：50   能动、计通、化学、数统、物电、艺术、材料学院

金盆岭校区照相具体时间和安排顺序如下：

2：00-2: 30  马克思、外语、文法学院

2: 30-3: 45 经管学院

二、分散采集

凡是此次因特殊原因不能参加集体采集的同学，可按下述方法进行采集：

1、因特殊原因错过时间不能回校的同学，可在各地省会城市新华社进行采集（联系方式见附件，如有变更请咨询当地114）。

2、照片寄送地址：湖南省长沙市天心区赤岭路45号登录入口金盆岭校区研究生招生办公室（办公大楼115室），陈慧老师（收），邮编：410076，联系电话：0731-82309678。

3、请采用邮政挂号的方式寄送（因快递不能保证送达办公室，请不要采用），如不按要求填写寄送，丢失照片，后果自行承担。另外寒假前完成采集的可不用寄送电子照片，寒假后采集的请随纸质照片一并寄送照片光盘。

4、务必在外地分社准确填写如下信息：考生号（请上学信网查询）、学校名称及代码（10536）、层次（研究生）、姓名、学号、身份证号和联系方式（手机、固定电话）、不必填写院系代码。

因在各地分社采集后一个月左右照片才能寄送到登录入口，请外地研究生联系当地分社后尽量于寒假前完成图像采集！

三、注意事项

1、毕业生电子图像采集是学历证书电子注册工作中的重要环节，拍摄的照片用于毕业证书和学位证书的使用，未参加拍摄的毕业研究生将不能进行毕业证书电子注册。

2、电子图像采集时使用的身份证号码必须正确无误，且必须与录取时一致，它作为将来证书网上查询的唯一条件。请各学院负责人逐个核对身份证信息，如身份证信息有误或与录取时不一致（15位正常升18位无须证明），须向我办提交纸质情况说明，身份证复印件，并附上制证所在地公安机关盖章的有效证明。

3、各学院要对此项工作予以充分重视，务必准确掌握本院预计毕业研究生情况并通知到本院每位预计2019年6月、12月毕业的全日制研究生。

4、在职攻读硕士学位研究生不参加集体采集，自行到照相馆拍摄并冲印2寸蓝底近期免冠照片2张（用于制作学位证），照片的电子版（jpg格式，以姓名+身份证号命名，大小为100*140，15K以内）需要刻录光盘放入学位档案，交至所属学院。

 附件：

 各新华社分社联系电话.doc

登录入口研究生招生办公室

2018年10月22日